Offres d'emploi

Au sein du Cabinet du Maire, vous serez chargé d'organiser, de mettre en place et de suivre les évènements liés au cabinet de Maire (protocoles, inaugurations, cocktails…).

Vos missions seront les suivantes :

1. Protocole et cérémonies officielles
• Préparer et mettre en œuvre les cérémonies patriotiques et commémoratives (8 mai, 14 juillet, 11 novembre, journée nationale du souvenir, etc.) en lien avec les associations d'anciens combattants et les différentes parties prenantes.
• Organiser les cérémonies républicaines de la commune (citoyenneté, remises de médailles et distinctions honorifiques, accueil des nouveaux habitants).
• Veiller au respect de l'ordre protocolaire.

2. Organisation et coordination des événements du cabinet
• Centraliser et instruire les demandes d'événements émanant des services à destination du cabinet et arbitrer leur faisabilité avec le chef de cabinet.
• Concevoir le rétroplanning de chaque événement (inaugurations, vœux, cocktails, réceptions, signatures, conférences de presse, accueils protocolaires) et en piloter la mise en œuvre opérationnelle.
• Assurer la coordination interservices (techniques, espaces verts, communication, sécurité, restauration) ainsi qu'avec les prestataires externes.
• Tenir et actualiser le calendrier événementiel annuel du cabinet.
• Réaliser un retour d'expérience après chaque événement.

3. Logistique et gestion matérielle
• Définir et organiser les besoins logistiques : commande et mise en place du matériel, signalétique, mobilisation des places de stationnement, gestion de l'accueil et des accès.
• Préparer et mettre en place les buffets, participer au service lorsque cela est requis.
• Gérer le matériel protocolaire (pupitre, sonorisation, micro, drapeaux, écharpes, registre, etc.) et les supports promotionnels (goodies, présents officiels) : commande, état des stocks, renouvellement, inventaire.
• Assurer la gestion des stocks alimentaires et matériels (entrées, sorties, péremptions, rotations).

4. Communication et valorisation des événements
• Diffuser les invitations protocolaires et commander les supports visuels (cartons, kakémonos, signalétique) en lien avec le service communication.
• Assurer la couverture photographique des événements (prises de vue, sélection, archivage, transmission aux services concernés).
• Contribuer, en lien avec le chef de cabinet, à la préparation d'éléments de langage et de discours pour les prises de parole de l'exécutif.

5. Gestion administrative, budgétaire et achats
• Préparer et suivre l'ensemble des bons de commande du cabinet.
• Assurer le rapprochement et le traitement de l'ensemble des factures, en lien avec la direction des finances.
• Tenir le tableau de bord des dépenses du cabinet et alimenter le suivi budgétaire présenté par le chef de cabinet.
• Solliciter les devis et contribuer à la rationalisation des achats événementiels.
• Archiver les pièces administratives et constituer la mémoire documentaire des événements (dossiers, listes d'invités, photos, comptes rendus).

6. Relations extérieures et appui au cabinet
• Tenir et actualiser le carnet d'adresses protocolaire du cabinet (élus, partenaires institutionnels, autorités, personnalités, associations).
• Apporter un appui ponctuel au secrétariat du cabinet en période de forte activité (gestion d'agenda événementiel, accueil de visiteurs officiels).